Lääkelupien voimassaolon seuranta kannattaa järjestää niin, että uusimisen tarve huomataan ennen työvuorojen suunnittelua. Pelkkä viimeinen voimassaolopäivä ei kuitenkaan kerro kaikkea: myös tehtävien ja yksikön toiminnan muutokset voivat vaikuttaa tarvittavaan osaamiseen.
Aloita yksikön omista lupakäytännöistä
Tarkista, mitä lääkehoitosuunnitelmassa on sovittu lupien voimassaolosta, uusimisesta ja osaamisen varmistamisesta. STM:n vuoden 2021 oppaassa vaativan lääkehoidon kirjallinen lupa kuvataan 3–5 vuotta voimassa olevaksi. Tätä ei pidä tulkita kaikkien koulutusten tai lupien yleiseksi viiden vuoden lakisäännöksi. STM:n opas, luku 5.1.
Lupaprosessin perusteet löytyvät artikkelista Lääkeluvat – mitä lääkelupaan tarvitaan ja kuka sen myöntää?.
Tee seurannasta yhteinen käytäntö
Seurantaa voi jäsentää esimerkiksi näillä kysymyksillä:
- Kuka seuraa lupien päättymistä ja käynnistää uusimisen?
- Mihin tehtäviin nykyinen lupa liittyy?
- Mistä tarvittavat koulutus-, tentti- ja näyttötiedot löytyvät?
- Mitä osaamista uusimisessa pitää varmistaa?
- Kuka kokoaa tiedot hyväksyjälle ja miten valmis lupa saatetaan käyttöön?
Yksikön kannattaa sopia myös siitä, kuka hoitaa asian vastuuhenkilön poissa ollessa. Näin lupaprosessi ei jää yhden työntekijän muistin varaan.
Entä tehtävien muutos tai pitkä poissaolo?
Osaamisen varmistamista tarvitaan myös muulloin kuin luvan määräajan päättyessä. Asiakas- ja potilasturvallisuuskeskuksen ohjeessa huomioidaan muun muassa tehtävien muuttuminen ja pitkän poissaolon jälkeinen tilanne. Menettelyt suhteutetaan työtehtäviin ja yksikön käytäntöihin. Osaamisen varmistamisen periaatteet.
Esimerkiksi voimassa oleva lupa aiempaan tehtävään ei yksin vastaa kysymykseen, mitä osaamista uusi tehtävä edellyttää. Muutoksesta kannattaa keskustella esihenkilön kanssa ennen tehtävän aloittamista.
Voiko aiempia suorituksia hyödyntää?
Uusiminen ei tarkoita automaattisesti kaikille samaa kurssi- ja näyttöpakettia. Selvitä yksikön menettelyjen mukaisesti, mitä aiempaa osaamista ja dokumentteja voidaan huomioida ja mitä pitää täydentää. Tarkoitus on varmistua nykyisissä tehtävissä tarvittavasta osaamisesta.
Asiakirjojen säilytysaika ja lääkeluvan voimassaolo ovat eri asioita. Se, että lupa löytyy arkistosta, ei osoita sen olevan voimassa.
Apua suunnitelman ja lupakäytäntöjen yhteensovittamiseen
Lääkehoidon Turva Oy auttaa yksikön lääkehoitosuunnitelman ja lupakäytäntöjen valmistelussa. Palveluun sisältyvä erillinen sähköinen asiointi tukee sopimusten ja lupien hallintaa. Työnantajan vastuu perehdytyksestä ja osaamisen varmistamisesta säilyy.
Tutustu pääpalveluun tai ota yhteyttä, niin keskustellaan yksikkösi tilanteesta.